İK yazılımı: hazır paket mi, özel geliştirme mi, entegrasyon mu?

Çoğu şirket için doğru İK yazılımı hazır bir pakettir; özellikle bordro gibi mevzuatı sık değişen alanlarda bu bakımı bir başkasının taşıması büyük avantajdır. Özel geliştirme, paketin şirketinize özgü kuralları karşılayamadığı belirli noktalarda anlam kazanır. En sık karşılaşılan doğru cevap ise ikisinin arasındadır: hazır bir çekirdek ve onun etrafında birkaç entegrasyon ya da küçük, özel bir araç.

Üç seçenek, üç farklı soru

Hazır mı, özel mi tartışması genellikle iki seçenek varmış gibi yürür. İK tarafında aslında üç seçenek var ve her biri farklı bir soruya cevap veriyor.

Genel yazılım kararı için kullandığımız çerçeveyi hazır yazılım mı özel yazılım mı yazısında anlattık. İK tarafında bu çerçeveye iki ek ağırlık geliyor: mevzuat ve kişisel veri. Bir İK sisteminde yapılan hata, çoğu zaman yanlış yatan bir maaş ya da yanlış kişinin gördüğü bir belge olarak ortaya çıkar.

Hazır paketin kesin kazandığı yerler

Bazı alanlarda özel geliştirme neredeyse hiçbir zaman doğru cevap değildir. Bunu baştan söylemek, yanlış yere bütçe ayırmayı önler.

Bordro hesabı. Brüt-net hesabı, kesintiler, vergi ve sigorta parametreleri mevzuat değiştikçe güncellenir. Bu güncellemeleri zamanında yapmak, hazır bordro yazılımlarının ve mali müşavirlerin asıl işidir. Bunu özel yazılımda yeniden kurmak, her mevzuat değişikliğinde sizin de koşmanız demektir.

Yasal bildirimler. SGK bildirgeleri gibi süresi ve biçimi belli işler, bu işlerin tekrar tekrar yapıldığı ürünlerde zaten olgunlaşmıştır.

Standart izin yönetimi ve çalışan self-servisi. İzin talebi, bakiye takibi, bordro pusulasını görüntüleme gibi işlevler çoğu pakette yeterince iyi çalışır.

Hızlı başlangıç. Hazır paket birkaç haftada kullanıma alınabilir. Özel geliştirmede ihtiyaç analizi, geliştirme ve test süresi hesaba katılmalıdır.

Bir de destek konusu var: hazır paketin arkasında, sorun çıktığında arayabileceğiniz bir ekip vardır. Özel yazılımda bu ekibi sizin kurmanız ya da bir ortakla sözleşmeye bağlamanız gerekir.

Özel geliştirmenin kazandığı yerler

Özel geliştirme, paketin sizi kendi sürecine zorladığı yerde kazanır. Tipik örnekler:

• Alışılmadık vardiya ve puantaj kuralları. Dönüşümlü vardiyalar, gece yarısını geçen ve tatile denk gelen vardiyalar, sahada çalışan ekiplerin farklı giriş-çıkış yöntemleri, şubeden şubeye değişen kurallar. Paket bu kuralları ya hiç desteklemez ya da elle düzeltme gerektiren bir şekilde destekler.
• Şirkete özgü onay akışları. Fazla mesai talebinin önce vardiya amirine, sonra tesis müdürüne, belli bir saat sınırını aştığında da İK'ya gitmesi gibi koşullu akışlar.
• İşe giriş adımları. Ekipman, eğitim, belge toplama ve sistem hesaplarının açılmasının birden fazla birim arasında koordine edildiği süreçler.
• Paketin raporlayamadığı ölçümler. Yönetimin istediği bir raporu paketten almak için her ay birinin tabloları birleştirmesi gerekiyorsa.
• İK yazılımı ürününüzün kendisiyse. Bu durumda soru zaten "yapalım mı" değil, "nasıl ve kiminle yapalım"dır.

Bu listedeki maddelerin çoğu, sıfırdan bir İK sistemi gerektirmez. Gerektirdiği şey, paketin eksik kaldığı noktada çalışan dar kapsamlı bir araçtır.

Hibrit model: hazır çekirdek, özel kenarlar

Hibrit model, standart işleri hazır pakette bırakıp yalnızca paketin karşılamadığı noktaları özel geliştirmektir. Birkaç tipik örnek:

• Hazır bordro programı kalır; puantaj kuralları ve onay akışı özel geliştirilir ve kapanmış puantaj bordro programına aktarılır. Bu aktarımda dikkat edilmesi gerekenleri PDKS bordro entegrasyonu yazısında ayrıntılı anlattık.
• Hazır bir İK paketi özlük ve izni yönetir; şirkete özgü işe giriş akışı küçük bir uygulama olarak yanına eklenir ve paketin API'si üzerinden çalışan kaydını okur.
• Aday takip sistemi, özlük sistemi ve muhasebe ayrı ürünlerdir; aralarına bir entegrasyon katmanı kurulur ve her verinin hangi sistemde asıl olduğu tanımlanır.

Son maddedeki "asıl kaynak" kararı hibrit modelin en önemli kararıdır. Çalışanın adresi hangi sistemde değiştirilir? Ücret nerede tutulur? Organizasyon şeması hangi sistemden okunur? Her veri için tek bir asıl kaynak belirlenmezse, iki sistem aynı çalışan hakkında farklı şeyler söylemeye başlar.

Hibrit modelin bir ön koşulu var: hazır paketin dışarıya açık, belgelenmiş bir API'si ya da en azından güvenilir bir veri aktarım yöntemi olmalı. Bu yoksa, etrafına özel bir şey kurmak kırılgan olur.

Karar verirken sorulacak sorular

Bir pakete karar vermeden ya da özel geliştirmeye başlamadan önce şu soruları cevaplayın:

• Şirketinize özgü kuralları (vardiya, fazla mesai, onay) yazılı olarak listelediniz mi ve her birini demoda kendi örneğinizle denediniz mi?
• Paket, birden fazla şirket, şube ya da farklı izin kuralı olan çalışan grubunu destekliyor mu?
• Geçmişe dönük bir değişiklik, örneğin geçen ayın başından geçerli bir ücret düzeltmesi, kapanmış raporları bozmadan işlenebiliyor mu?
• Yetki modeli, yöneticinin yalnızca kendi ekibini görmesini organizasyon şeması değiştikçe doğru biçimde sağlıyor mu?
• Verinizi, geçmiş değişikliklerle birlikte ve kullanılabilir bir biçimde dışa aktarabiliyor musunuz?
• Paketin bordro programınız, PDKS cihazlarınız ve muhasebenizle bağlantısı hazır mı, yoksa ayrıca kurulması mı gerekiyor?
• Veri hangi ülkede, hangi altyapıda tutuluyor?
• Özel geliştirme düşünüyorsanız, mevzuat değiştiğinde güncellemeyi kimin yapacağı belli mi?

Bu sorulardan birkaçına "hayır" ya da "bilmiyoruz" cevabı çıkıyorsa, karar verilmeden önce o noktanın netleşmesi gerekir.

Maliyeti doğru karşılaştırmak

Hazır paketin maliyeti genellikle çalışan başına aylık bir abonelik olarak görünür; özel geliştirmenin maliyeti ise baştaki proje bedeli olarak. İkisini doğrudan karşılaştırmak yanıltıcıdır.

Hazır paket tarafında hesaba katılması gerekenler: çalışan sayısı arttıkça büyüyen abonelik, ek modül ücretleri, paketin karşılamadığı yerler için harcanan elle iş saati ve ileride sistemi değiştirmek isterseniz çıkış maliyeti. Özel geliştirme tarafında ise ilk geliştirme, barındırma, bakım, güvenlik güncellemeleri ve mevzuata bağlı değişikliklerin bedeli.

Kurgusal bir örnek düşünün: üç vardiyayla çalışan, 150 kişilik bir üretim şirketi. Hazır İK paketi özlük ve izni iyi yönetiyor, ama vardiya kurallarını desteklemediği için puantaj her ay iki kişinin birkaç gününü alan bir tabloda hazırlanıyor. Bu şirket için soru "paketi bırakıp her şeyi yeniden mi yazalım" değil, "puantaj kurallarını işleyen küçük bir aracı paketin ve bordro programının arasına mı koyalım" olmalı. İkinci seçeneğin maliyeti, o elle harcanan saatlerle ve bordrodaki düzeltme yüküyle karşılaştırılarak değerlendirilir.

Özel geliştirmede bir konu daha var: kodun ve verinin kime ait olduğu. Sözleşmede bu netleşmezse, özel yazılımın en büyük avantajı olan bağımsızlık kâğıt üzerinde kalır. Bu konuyu yazılım sözleşmesinde kaynak kod sahipliği yazısında ayrıca ele aldık.

İK yazılımı geliştiren şirketler için not

Kendi İK ürününü geliştiren bir şirket için de aynı soru ürünün içinde tekrar sorulur: hangi parçayı biz yazalım, hangisini hazır bir servisten alalım?

Genel bir çizgi şöyle: ürünü farklılaştıran alan mantığı, yani puantaj kuralları, onay akışları, değerlendirme modeli ve yetki yapısı, sizin olmalı. Elektronik imza, kimlik doğrulama, e-posta ve SMS gönderimi gibi kendi başına uzmanlık isteyen ve ürününüzü farklılaştırmayan altyapılar ise çoğu zaman bir sağlayıcıdan alınmalı.

Bu tür ürünlerde zor olan kısım genellikle modüller arasındaki geçişlerdir: aday işe alınınca özlük kaydına, özlük kaydı puantaja, puantaj bordroya dönüşür. Bu geçişleri bilen kıdemli bir geliştiriciye ya da mimari kararlar için teknik liderliğe ihtiyacınız varsa, yazılım ekibi kiralama modelimiz sizin repo'nuzda ve sizin sprint'inizde çalışacak şekilde kurulu.

Nereden başlamalı?

Bir paket listesiyle değil, kendi kurallarınızın listesiyle başlayın. Vardiya ve fazla mesai kurallarınızı, onay akışlarınızı, şube ve şirket yapınızı ve bugün elle yapılan İK işlerini tek bir belgeye yazın. Bu belgeyle yapılan iki üç paket demosu, hangi seçeneğin size uyduğunu çoğu zaman kendiliğinden gösterir.

Kurucumuz İK teknolojileri üzerinde beş yıla yakın, farklı dönemlerde Tech Lead ve CTO olarak çalıştı. Hazır bir paket sürecinize uyuyorsa bunu söyleriz; uymadığı yerde küçük bir araç ya da bir entegrasyon öneririz. Kararı birlikte netleştirmek isterseniz İK yazılımları sayfamıza göz atabilir ya da iletişim sayfamızdan 30 dakikalık bir görüşme ayarlayabilirsiniz.