PDKS bordro entegrasyonu: giriş-çıkış kaydından doğru maaşa

PDKS bordro entegrasyonu, personel devam kontrol sisteminden gelen giriş-çıkış kayıtlarının vardiya, izin ve fazla mesai kurallarıyla puantaja çevrilmesi ve bu puantajın bordro programına doğru, eksiksiz ve zamanında aktarılmasıdır. Ham cihaz kaydı bordroya gitmez; arada kurallar, düzeltmeler, onaylar ve bir kesim tarihi vardır. Hataların çoğu cihazda ya da bordro programında değil, bu ara katmanda çıkar.

Cihazdan maaşa giden zincir

Entegrasyonu bir dosya aktarımı gibi düşünmek, en sık yapılan hatadır. Aslında arka arkaya yedi adımdan oluşan bir zincir var ve her adımın kendine ait bir hata türü bulunuyor:

1. Ham kayıt. Cihaz bir kart, parmak izi ya da yüz okuması ile bir zaman damgası üretir.
2. Eşleştirme. Cihazdaki kullanıcı numarası, İK sistemindeki çalışan kaydıyla eşleştirilir.
3. Vardiyaya oturtma. Kayıtlar çalışanın o günkü vardiyasına göre giriş, çıkış, mola olarak yorumlanır.
4. İstisnalar. Eksik okuma, geç giriş, erken çıkış, planlanmamış fazla çalışma işaretlenir.
5. İzin ve tatil birleştirme. Onaylı izinler, raporlar, hafta tatili ve resmi tatiller güne işlenir.
6. Onay ve kapanış. Yönetici istisnaları onaylar, İK dönemi kapatır ve puantaj kilitlenir.
7. Bordroya aktarım. Kapanmış puantaj, bordro programının beklediği kodlar ve biçimle aktarılır.

Bu yazının geri kalanı bu adımların her birinde nelere dikkat etmek gerektiğini anlatıyor.

Cihaz verisini güvenilir hale getirmek

Kartlı, parmak izli, yüz tanımalı ya da mobil konumlu; cihazın türü ne olursa olsun, entegrasyonun ilk işi ham veriyi güvenilir hale getirmektir.

Saat senkronizasyonu. Cihazın saati birkaç dakika kaydığında geç giriş raporları da kayar. Cihazların saatinin bir zaman sunucusundan düzenli olarak senkronize edildiğinden emin olun.

Çift okuma ve eksik okuma. Çalışan kartını iki kez okuttuğunda ya da hiç okutmadığında sistemin bir kuralı olmalı. Kısa aralıklı tekrarlı okumaları tek kayda indirmek ve eksik okumaları tahmin etmeden istisna olarak işaretlemek genel olarak güvenli yaklaşımdır.

Çevrimdışı tampon. Ağ bağlantısı kesildiğinde cihazın kayıtları kendinde tutup sonradan gönderdiğinden, aktarım tarafının da geç gelen kayıtları tekrar işlemeden kabul ettiğinden emin olun.

Kimlik eşleştirmesi. İşten ayrılan çalışanın kartı yeni gelene verildiğinde ya da cihaz değiştirildiğinde eşleştirme bozulabilir. Eşleştirmenin tarihli tutulması, yani "bu kart şu tarihten şu tarihe kadar bu kişiye aitti" bilgisinin saklanması, geçmişe dönük düzeltmelerde hayat kurtarır.

Biyometrik cihazlar ayrıca düşünülmelidir. Parmak izi ve yüz verisi KVKK'da özel nitelikli kişisel veridir. Cihazı seçmeden önce bu verinin işlenmesinin ölçülü olup olmadığını ve hukuki dayanağını hukuk danışmanınızla değerlendirin.

Vardiya, gece yarısı ve fazla mesai

Puantajın en karmaşık kısmı vardiyadır. Gündüz 08.00–17.00 çalışan bir ofiste kurallar basittir; üç vardiyalı bir üretim tesisinde ya da depo operasyonunda ise durum değişir.

Gece yarısını geçen bir vardiya, sistemin "hangi gün" sorusuna net bir cevabı olmasını gerektirir. 22.00'de başlayıp 06.00'da biten bir vardiya başladığı güne mi, bittiği güne mi yazılacak? Ertesi gün resmi tatilse ne olacak? Bu kuralın bir kez yazılıp tüm raporlarda aynı şekilde uygulanması gerekir.

Fazla mesai tarafında 4857 sayılı İş Kanunu'nun genel çerçevesi bellidir: haftalık çalışma süresi en çok 45 saattir ve fazla çalışma için işçinin onayı gerekir. Ancak denkleştirme uygulaması, kısmi süreli çalışma, gece çalışması ve sektöre özgü düzenlemeler hesabı değiştirir. Yazılımın görevi bu kuralları icat etmek değil, şirketinizde geçerli olan kuralları açıkça tanımlanabilir ve denetlenebilir kılmaktır. Hangi kuralın geçerli olduğuna İK hukuku danışmanınız ya da mali müşaviriniz karar verir.

Pratikte iyi işleyen bir yapı, fazla mesaiyi ikiye ayırır: planlanmış (önceden talep edilip onaylanmış) ve planlanmamış (cihaz kaydından tespit edilmiş). Planlanmamış fazla çalışma, yönetici onaylayana kadar bordroya gitmez.

İzinler puantaja nasıl yansır?

Bir günün puantaj kodu yalnızca cihazdan gelmez. Çalışan o gün yıllık izindeyse, raporluysa, ücretsiz izindeyse ya da gün resmi tatilse, cihazda kayıt olmaması bir eksiklik değil, beklenen durumdur.

Bu yüzden izin sistemi ile puantaj aynı veriyi görmelidir. Sık karşılaşılan sorunlar şunlar:

• İzin onaylanmış ama puantaja işlenmemiş; gün "devamsız" görünüyor.
• İzin talebi henüz onay bekliyor; dönem kapanırken ne yapılacağı belirsiz.
• Yarım gün izin, saatlik izin ya da vardiyanın bir kısmını kapsayan izin, puantajda tam gün gibi işleniyor.
• Çalışan raporlu olduğu halde cihazda okuma var; hangisinin doğru olduğu kimsenin sorumluluğunda değil.
• Resmi tatil takvimi sisteme geç giriliyor ya da arife gibi yarım günler eksik tanımlanıyor.

Her biri küçük görünür. Ama her biri, bordroya yanlış bir gün sayısı olarak gider.

Kesim tarihi ve onay akışı

Bordro belli bir günde hesaplanır. Puantajın da ondan önce belli bir günde kapanması gerekir. Bu güne kesim tarihi diyoruz. Kesim tarihi tanımlanmamış bir sistemde puantaj hiçbir zaman gerçekten "bitmiş" olmaz ve bordro uzmanı her ay aynı soruyu sorar: "Bu son hali mi?"

İşleyen bir onay akışı genellikle şöyle kurulur:

1. Kesim tarihinden birkaç gün önce sistem, istisnaları (eksik okuma, onaysız fazla mesai, onay bekleyen izin) ilgili yöneticilere listeler.
2. Yöneticiler kendi ekiplerinin istisnalarını onaylar, reddeder ya da düzeltir. Her düzeltmenin gerekçesi kayda geçer.
3. Kesim tarihinde İK, açık istisna kalıp kalmadığını kontrol eder ve dönemi kapatır.
4. Kapanan dönem kilitlenir. Bundan sonra gelen her değişiklik, kapanmış dönemi değiştirmez; bir sonraki dönemde fark kaydı olarak işlenir.

Dördüncü madde en önemlisidir. Kapanmış bir dönemin sessizce değiştirilebildiği bir sistemde, bordroya giden rakamla sistemde görünen rakam bir süre sonra birbirini tutmaz ve bunun nedenini kimse bulamaz.

Bordroya aktarım: dosya mı, API mi?

Aktarımın teknik biçimi bordro programınıza bağlıdır. Bazı programlar belirli bir şablonda Excel ya da CSV dosyası kabul eder, bazıları bir API sunar, bazıları ise yalnızca elle giriş ister. Hangisi olursa olsun dört kural değişmez:

• Kod eşleştirmesi. Puantajdaki her kalem (normal çalışma, fazla mesai, gece çalışması, izin türleri) bordro programındaki karşılık gelen koda bir tabloyla eşlenmelidir. Bu tablo kodun içine gömülmemeli, İK tarafından görülebilmelidir.
• Tekrar güvenliği. Aynı dönem iki kez aktarıldığında kayıtlar ikiye katlanmamalıdır.
• Aktarım kaydı. Hangi dönemin, kim tarafından, ne zaman ve kaç kayıtla aktarıldığı saklanmalıdır.
• Sessiz hata yok. Bir kayıt aktarılamadığında bu bir log dosyasında kaybolmamalı, aktarımı yapan kişiye açıkça gösterilmelidir.

Bir sınırı da baştan çizmek gerekir: brüt-net hesabı, kesintiler ve yasal bildirimler bordro programının ve mali müşavirin işidir. Entegrasyonun işi, o hesaba giden verinin doğru olmasıdır. Bu sınır net olduğunda bir hata çıktığında nereye bakılacağı da nettir.

Maaş gününden önce hataları yakalamak

Aşağıdaki kontroller, aktarımdan önce bir ön kontrol raporu olarak otomatik çalıştırılabilir. Amaç, hatayı çalışanın maaş bordrosunda değil, İK'nın ekranında görmektir.

Bu tablonun son satırı en basit ama en etkili kontroldür. Bir çalışanın saatleri bir aydan diğerine belirgin biçimde değiştiyse, ya gerçekten bir şey olmuştur ya da bir yerde bir kural bozulmuştur. Her iki durumda da maaş yatmadan önce bir insanın bakması gerekir.

Puantajın şu an tablolarla yürüdüğü şirketlerde bu kontroller genellikle hiç yapılmaz, çünkü elle yapılması günler sürer. Excel'den iş yazılımına geçiş yazısında bu tür tekrarlayan kontrollerin ne zaman yazılıma taşınması gerektiğini ayrıca ele aldık.

Nereden başlamalı?

Önce son üç ayın bordrosunda sonradan düzeltilmek zorunda kalınan kalemleri listeleyin ve her birinin zincirin hangi halkasından çıktığını not edin. Çoğu zaman sorunların bir ya da iki halkada toplandığını görürsünüz. Entegrasyonu oradan başlatmak, her şeyi aynı anda yeniden kurmaktan daha hızlı sonuç verir.

Puantaj, işe alım ve özlükle başlayan bir zincirin ortasında durur; aday takip sistemi yazısında anlattığımız işe giriş verisi doğru gelmezse puantaj da doğru olmaz. Bordroyu biz hesaplamıyoruz; o hesaba giden verinin doğru, eksiksiz ve zamanında gitmesini sağlayan tarafı yazıyoruz. Cihazlarınız, İK sisteminiz ve bordro programınız birbirine bağlanmıyorsa, İK yazılımları sayfamızda nasıl çalıştığımızı görebilir ya da bize yazarak durumunuzu 30 dakikada birlikte değerlendirebiliriz.