Aday takip sistemi (ATS) nedir? Ne zaman gerekir, neye bakılmalı?

Aday takip sistemi (ATS, İngilizcesiyle applicant tracking system), şirketin açık pozisyonlarını, gelen başvuruları ve her adayın işe alım sürecinde nerede olduğunu tek bir yerde tutan yazılımdır. İlanın yayınlanmasından teklif mektubuna kadar her adımı kayda alır; hangi adayı kimin değerlendirdiği, hangi mülakatın ne zaman yapıldığı ve adayın neden elendiği sonradan bulunabilir. Birden fazla kişinin aynı anda işe alım yaptığı ya da başvuruların e-posta kutusuna sığmadığı noktada gerçekten gerekli hale gelir.

Aday takip sistemi tam olarak ne yapar?

Bir ATS'nin özünde üç kavram vardır: pozisyon, aday ve başvuru. Pozisyon açık bir kadrodur, örneğin "Depo Sorumlusu, İzmir". Aday bir kişidir: adı, iletişim bilgisi, özgeçmişi. Başvuru ise bu ikisini bağlayan kayıttır, yani belirli bir adayın belirli bir pozisyon için geçtiği süreç.

Bu ayrım teknik bir ayrıntı gibi görünür ama pratikte çok şeyi belirler. Aynı kişi iki farklı ilana başvurduğunda iki ayrı aday kartı açılıyorsa, altı ay sonra tekrar başvurduğunda önceki mülakat notlarını kimse göremez. Aday tek, başvurular birden fazla olmalıdır.

Her başvuru önceden tanımlanmış aşamalardan geçer: ön eleme, telefon görüşmesi, teknik mülakat, yönetici görüşmesi, referans kontrolü, teklif ve sonunda "işe alındı" ya da "elendi". Aşamalar şirketten şirkete, hatta pozisyondan pozisyona değişir. Satış pozisyonu için bir vaka çalışması, yazılım pozisyonu için bir test görevi, saha pozisyonu için tek bir yüz yüze görüşme olabilir. İyi bir sistem bunları pozisyon bazında tanımlamanıza izin verir.

E-posta şablonları, takvim, raporlar gibi geri kalan her şey bu temel modelin üzerine kurulur. Temeli yanlış kurulan bir sistemden sonradan anlamlı rapor almak da zordur.

Temel özellikler: hangisi gerçekten işe yarar?

Ürün sunumlarında ATS özellik listeleri uzun görünür. Aşağıdaki tablo, günlük işi gerçekten değiştiren özellikleri ve seçerken sorulması gereken soruyu özetliyor.

Listede olmayan ama mutlaka sorulması gereken bir soru daha var: sistemden çıkmak istediğinizde verinizi alabiliyor musunuz? Aday havuzu yıllar içinde şirketin en değerli işe alım varlıklarından birine dönüşür. Dışa aktarım yoksa ya da yalnızca PDF olarak alınabiliyorsa, ileride sistem değiştirmek pahalı olur.

Şirketinize ne zaman gerçekten gerekir?

Her şirketin ATS'ye ihtiyacı yok. Yılda birkaç kişi alan, işe alımı tek bir kişinin yürüttüğü bir şirket için düzenli tutulan bir tablo ve ortak bir başvuru adresi çoğu zaman yeterlidir. Bu durumda yazılıma para harcamak yerine süreci sadeleştirmek daha doğru olur.

Aşağıdaki işaretlerden birkaçı birden varsa, tablo artık işi taşımıyor demektir:

• Aynı anda birden fazla açık pozisyon var ve her biri farklı bir bölüm yöneticisine bağlı.
• İşe alımı birden fazla kişi yürütüyor ve hangi adaya kimin döneceği belirsiz.
• Karar veren yöneticiler sürece dahil, ama görüşlerini e-postayla ya da mesajla iletiyor.
• Bir adayın daha önce başvurup başvurmadığını öğrenmek için gelen kutusunda arama yapılıyor.
• Adaylara dönüş yapılmadığı ya da sürecin uzadığı yönünde şikâyet geliyor.
• "Bu çeyrekte kaç başvuru aldık, kaçı mülakata geldi, hangi kanal işe yaradı?" sorusunun cevabı birinin bir gününü alıyor.
• Aday verisinin kimde, nerede ve ne kadar süre tutulduğunu söyleyemiyorsunuz.

Son madde, başvuru sayısından bağımsız olarak tek başına yeterli bir sebeptir. Özgeçmişler kişisel veridir ve dağınık durdukça hem korunması hem de zamanı geldiğinde silinmesi zorlaşır.

Kariyer sayfası ve ilan kanalları

Başvuruların sisteme nasıl girdiği, ATS'nin gerçekten kullanılıp kullanılmayacağını belirler. Adaylar CV'lerini e-postayla gönderiyor, bir İK uzmanı da bunları sisteme elle yüklüyorsa, sistem kısa sürede eksik kalır ve ekip yeniden tabloya döner.

Kariyer sayfası tarafında genellikle iki yol vardır. Birincisi, ATS'nin barındırdığı hazır bir kariyer sayfası ya da sitenize gömülen bir ilan listesi. Hızlıdır, ama görünüm ve form alanları üzerindeki kontrolünüz sınırlıdır. İkincisi, kendi sitenizdeki ilan sayfalarının ATS'ye bir API üzerinden bağlanması: ilanlar sistemde yönetilir, siteniz onları oradan çeker, başvuru formu da veriyi doğrudan ATS'ye yazar. Bu yol daha fazla iş ister; karşılığında marka, form ve ölçüm tamamen sizde kalır.

İş ilanı siteleri ayrı bir konudur. Bazı kanallardan başvurular otomatik aktarılabilir, bazılarından yalnızca bir bildirim e-postası gelir. Hangi kanalın hangi yöntemle bağlandığını seçim aşamasında tek tek sorun; "entegre" kelimesi her kanalda aynı anlama gelmiyor.

Küçük ama önemli bir ayrıntı: başvuru formunda adayın ilanı nerede gördüğünü mutlaka tutun. İleride hangi kanala bütçe ayıracağınıza dair elinizdeki en somut veri bu olacak.

Aday verisi ve KVKK

Aday verisi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel veridir; şirket de bu verinin veri sorumlusudur. Bir ATS seçerken ya da geliştirirken şu genel ilkeler yol gösterir:

1. Aydınlatma. Aday, verisinin hangi amaçla işleneceğini, kimlere aktarılabileceğini ve haklarını başvuru anında öğrenmelidir. Pratikte bu, başvuru formunda görünür bir aydınlatma metni demektir. Aydınlatma ile açık rıza farklı kavramlardır; hangi işleme için hangisinin gerektiğini hukuk danışmanınızla netleştirin.
2. Ölçülülük. Formda işe alım kararı için gerekmeyen bilgiyi istemeyin. Medeni hal, fotoğraf, doğum yeri gibi alanlar çoğu pozisyon için gereksizdir ve her gereksiz alan, ayrıca korunması gereken bir veri demektir.
3. Özel nitelikli veri. Sağlık bilgisi, din, dernek üyeliği gibi veriler Kanunda özel nitelikli sayılır ve daha sıkı kurallara bağlıdır. Adaylar bunları CV'lerine kendiliğinden yazabilir; sistemin bu verinin nerede durduğunu ve kimin gördüğünü kontrol edebilmesi gerekir.
4. Saklama ve imha. Olumsuz sonuçlanan bir başvurunun CV'si süresiz tutulmaz. Şirketin bir saklama ve imha politikası olmalı, ATS de bu politikayı uygulayabilmelidir: süresi dolan kayıtları listelemek, silmek ya da anonimleştirmek. Sürenin kendisi hukuki bir karardır; burada rakam vermiyoruz.
5. Aday havuzu. Adayı ileride başka pozisyonlar için havuzda tutmak istiyorsanız, bunun adaya açıkça söylenmesi ve hukuki dayanağının belirlenmiş olması gerekir.
6. Erişim ve iz. Mülakatçı yalnızca kendisine atanan adayları görmeli; hangi CV'yi kimin açtığı, indirdiği ya da sildiği kayıt altında olmalıdır.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun sitesinde (kvkk.gov.tr) aydınlatma yükümlülüğü ve kişisel verilerin silinmesi konularında rehberler yayımlanıyor; politikanızı yazarken iyi bir başlangıç noktası. Bu bölüm genel bir çerçevedir, hukuki görüş yerine geçmez.

Aday işe alındığında: özlük kaydına geçiş

ATS projelerinde en çok küçümsenen an, adayın "işe alındı" aşamasına geçtiği andır. O ana kadar aday işe alım ekibinin kaydıdır. O andan sonra bir çalışana dönüşür ve verisi özlük tarafına, oradan puantaj ve bordroya akar.

Bu geçiş elle yapılıyorsa aynı bilgi ikinci kez yazılır ve hatalar tam burada başlar: yanlış girilmiş bir T.C. kimlik numarası, eksik bir işe başlama tarihi, teklif mektubundaki ücretle sisteme girilen ücretin tutmaması. İyi kurulmuş bir geçişte:

• Teklifte netleşen bilgiler (pozisyon, departman, bağlı olduğu yönetici, başlama tarihi, çalışma şekli) özlük kaydına otomatik aktarılır.
• Aktarılmayacak olanlar açıkça ayrılır. Mülakat notları ve değerlendirme puanları işe alım amacıyla toplandı; genellikle çalışan dosyasına taşınmamaları gerekir.
• Aktarımla birlikte işe giriş adımları başlar: eksik belgelerin istenmesi, ekipman ve hesap talepleri, SGK işe giriş bildirgesi gibi süresi mevzuatla belli işlerin İK'ya hatırlatılması.
• Aktarımın kendisi kayda geçer: ne zaman, kim tarafından, hangi alanlar.

Hazır bir ATS ile ayrı bir özlük sistemi kullanıyorsanız bu köprü çoğu zaman iki sistem arasında ayrıca kurulması gereken bir entegrasyondur. Kendi İK ürününü geliştiren şirketler içinse iki modülün veri modelini baştan uyumlu kurmak, sonradan eşleştirme katmanı yazmaktan çok daha ucuzdur.

Hazır ATS mi, özel geliştirme mi?

Çoğu şirket için doğru cevap hazır bir üründür. Türkçe arayüzü olan, kariyer sayfası ve temel raporları hazır gelen seçenekler var; abonelik bedeli, sıfırdan geliştirmeye göre neredeyse her zaman daha ekonomiktir. Genel karar çerçevesini hazır yazılım mı özel yazılım mı yazısında ayrıntılı anlattık.

Özel geliştirme ya da hazır ürünün etrafında ek geliştirme şu durumlarda anlamlıdır: işe alım süreciniz paketin aşama modeline sığmıyorsa (örneğin dönemsel toplu saha alımları ya da vardiyalı mavi yaka işe alımı), ATS'nin özlük veya bordro sisteminizle konuşması gerekiyor ve hazır bir bağlantı yoksa, ya da ATS kendi ürününüzün bir parçasıysa. Bu durumlarda firmaya özel yazılım geliştirme hattımızın kuralları geçerli: sabit kapsam, sabit fiyat, kod ve veri ilk günden sizin.

Nereden başlamalı?

Bir yazılıma bakmadan önce bugünkü sürecinizi tek sayfaya dökün: başvurular nereden geliyor, hangi aşamalardan geçiyor, kararı kim veriyor, işe alınan kişinin bilgisi nereye yazılıyor ve olumsuz sonuçlanan CV'ler nerede duruyor. Bu sayfa, hazır ürün demolarında doğru soruları sormanızı sağlar; özel geliştirme gerekiyorsa da kapsamın temelini oluşturur.

Kurucumuz İK teknolojileri üzerinde beş yıla yakın, farklı dönemlerde Tech Lead ve CTO olarak çalıştı; işe alım, özlük, puantaj ve performans modülleri bu sürenin konusuydu. Bir ATS seçiyor, mevcut sisteminizi özlük tarafına bağlamak istiyor ya da kendi ürününüzde bu modülü kuruyorsanız, nasıl çalıştığımızı İK yazılımları sayfamızda görebilir ya da iletişim sayfamızdan 30 dakikalık bir görüşme ayarlayabilirsiniz.