Hazır yazılım mı özel yazılım mı? Üç yıllık maliyetle karar vermek

Kısa cevap: muhasebe, bordro, e-ticaret vitrini ya da temel müşteri takibi gibi her şirkette aşağı yukarı aynı işleyen işler için hazır yazılım neredeyse her zaman daha ucuz ve daha iyi bakılan seçenektir. Özel yazılım, size para kazandıran süreç hazır ürüne sığmıyorsa ya da ürünü kullanabilmek için işleyişinizi bozmanız gerekiyorsa mantıklı hale gelir. Pek çok KOBİ için en doğru cevap ise ikisinin arasında bir yerde: hazır ürünü alıp eksik kalan parçayı yazdırmak.

Asıl soru “hangisi daha iyi” değil

Hazır yazılımla özel yazılımı genel olarak karşılaştırmak pek bir şey kazandırmıyor, çünkü ikisi farklı problemler için var. Hazır ürün binlerce şirketin ortak ihtiyacını tek bir kod tabanında karşılar. Geliştirme maliyeti bütün müşterilere bölündüğü için size düşen pay küçüktür; karşılığında ürünün yol haritası sizin değil, satıcının elindedir. Özel yazılımda bunun tersi geçerli: bütün maliyet sizde, bütün kontrol de.

Bu yüzden sormanız gereken soru şu: bu iş bizi rakiplerimizden ayıran bir iş mi, yoksa herkesin yaptığı bir iş mi? Fatura kesmek herkesin yaptığı bir iştir; onu farklı yapmaya çalışmak size müşteri kazandırmaz. Ama siparişi alıp üretime, sevkiyata ve tahsilata kadar kendine özgü bir yoldan geçiren bir dağıtım firması için o yol işin kendisidir. Hazır bir ürün bu yolu kendi kalıbına sokmaya çalışıyorsa ya ürünü zorlarsınız ya da işi.

Karar vermeden önce cevaplanacak altı soru

Aşağıdaki soruları prosedürde yazan süreci değil, bugün gerçekten yaşanan süreci düşünerek cevaplayın.

1. Süreç ne kadar standart? Sektörünüzdeki başka bir şirket bu işi sizinle hemen hemen aynı adımlarla mı yapıyor? Cevap evetse, o adımları zaten modellemiş bir ürün büyük ihtimalle vardır.
2. Hazır ürün size uymak için ne kadar ayar istiyor? Her ürün biraz uyum ister. Önemli olan, uyumun bir ayar ekranında mı yoksa sizin işleyişinizi değiştirerek mi sağlandığı.
3. Kaç kişi, kaç farklı rolle kullanacak? Kullanıcı başı ücretlendirilen ürünlerde ekip büyüdükçe fatura da büyür. Özel yazılımda belirleyici olan kullanıcı sayısı değil, rol ve yetki çeşitliliğidir.
4. Hangi sistemlerle konuşması gerekiyor? Muhasebe programı, e-fatura entegratörü, banka, kargo, e-ticaret altyapısı. Hazır ürünün bunlarla çalışan bir bağlantısı var mı, yoksa veri her gün elle mi taşınacak?
5. Veri nerede duracak? Bazı işler için verinin kendi sunucunuzda ya da kendi bulut hesabınızda durması bir tercih değil, zorunluluktur. Bazıları için hiç fark etmez.
6. Üç yıl sonra bu süreç nasıl görünecek? Yeni şube, yeni ürün grubu, ihracat. Hazır ürünün bu büyümeye ne kadar dayanacağına ve hangi pakete geçmeniz gerekeceğine bakın.

İlk iki soruya “standart” ve “az ayar” diye cevap veriyorsanız, burada durup hazır ürüne yönelmeniz büyük ihtimalle doğru karardır.

Üç yıllık toplam maliyet nasıl düşünülür

Karşılaştırmalar genelde yanlış yerden başlar: hazır ürünün aylık ücreti ile özel yazılımın tek seferlik teklifi yan yana konur. Bu iki rakam aynı şeyi ölçmez. Daha sağlıklı yöntem, her iki seçeneğin üç yıl boyunca size neye mal olacağını kalem kalem yazmaktır.

Bu tabloyu kendi rakamlarınızla doldurduğunuzda iki şey sıkça ortaya çıkar. Birincisi, kullanıcı başı ücretlendirilen ürünlerde üçüncü yılın faturası ilk yılınkinden belirgin biçimde yüksek olabilir; ekip büyür, ek modüller gerekir, alt paket yetmez. İkincisi, özel yazılımın tek seferlik bedeli ilk yıl büyük görünür ama sonraki yıllarda bakım ve barındırmaya iner. Hangisinin ucuz olduğu işinize göre değişir; önemli olan aynı süreyi aynı kalemlerle karşılaştırmak.

Özel yazılım tarafında en sık unutulan kalem bakımdır. Yayına çıkan bir yazılımın bağımlılıkları güncellenir, bağlandığı servisler arayüzlerini değiştirir, ikinci yılda birisi yeni bir rapor ister. Bakımı sıfır kabul eden bir hesap, özel yazılımı olduğundan ucuz gösterir ve üç yıl sonra kimse o hesaba güvenmez.

Görünmeyen kalem: geçici çözümler

Hazır ürünün süreçle uyuşmadığı her noktada ekip bir geçici çözüm üretir. Ürün sevkiyatı takip etmiyorsa sevkiyat bir Excel dosyasına gider. Onay akışı yoksa onay e-postayla alınır. İki sistem birbiriyle konuşmuyorsa birisi her akşam veriyi kopyalayıp yapıştırır.

Bunların hiçbiri faturada görünmez, ama hepsinin bir bedeli vardır: personel zamanı, hatalı kayıt, gecikme ve “son hali hangi dosyada?” sorusu. Üç yıllık hesabı yaparken bu geçici çözümleri tek tek listeleyin ve her birine haftada yaklaşık kaç saat gittiğini yanına yazın. Kesin rakam gerekmez; büyüklük sırası yeterli. Çoğu zaman kararın asıl verisi bu listedir, lisans fiyatı değil.

Aynı listeyi özel yazılım tarafı için de dürüstçe yapın. Özel yazılım da sizden zaman ister: keşif görüşmeleri, prototipe bakıp geri bildirim vermek, ilk haftalarda kullanıcıların sorularını cevaplamak. Bu zamanı ayıramayacaksanız, kâğıt üzerinde ucuz görünen özel yazılım pratikte pahalıya gelir.

Hibrit seçenek: hazır ürün ve aradaki entegrasyon

Çoğu zaman cevap “ya o ya bu” değildir. Muhasebeyi hazır bir programda tutup sipariş takibini özel yazdırmak ya da hazır bir e-ticaret altyapısını kullanıp depo ile kargo arasındaki boşluğu küçük bir araçla kapatmak çok yaygın ve çoğu zaman en ekonomik yoldur.

Hibrit yaklaşımın işe yaraması için birkaç koşul var:

• Hazır ürünün belgelenmiş bir API'si, yani başka yazılımların ona güvenli biçimde bağlanabildiği bir arayüzü ya da en azından güvenilir bir dışa aktarma yolu olmalı.
• Her verinin asıl kaydının hangi sistemde durduğu baştan yazılmalı. Aynı müşteri iki yerde farklı adresle duruyorsa entegrasyon sorunu çözmez, çoğaltır.
• Özel parça dar tutulmalı. Hazır ürünün zaten yaptığı işi yeniden yazmak, hibritin bütün avantajını siler.
• Hazır ürün sürüm atladığında entegrasyonu kimin kontrol edeceği belli olmalı.

Kullandığınız yazılım işinizi görüyor ama tek bir rapor, tek bir ekran ya da tek bir bağlantı eksikse, sıfırdan bir sistem düşünmeden önce o eksik parçayı yazdırmayı değerlendirin. Genelde en hızlı sonuç veren iş türü budur.

Hazır yazılımın açıkça kazandığı durumlar

Yazılım yaptırmayı düşünen şirketlerin azımsanmayacak bir kısmı aslında hazır bir ürünle daha iyi yaşar. Şu durumlarda hazır ürünü tercih edin:

• İş mevzuata sıkı bağlıysa ve sizi farklılaştırmıyorsa. Muhasebe, bordro, e-Belge gibi alanlarda mevzuat değiştikçe ürünü güncel tutmak satıcının işidir. Bunu tek başınıza üstlenmek pahalı ve risklidir.
• Süreç sektörde standartsa. Randevu, basit stok, e-posta pazarlama, temel müşteri takibi.
• Hemen başlamanız gerekiyorsa. Hazır ürün bu hafta açılır; özel yazılımın ilk sürümü haftalar sürer.
• Bakımı üstlenecek bir bütçe ya da muhatap yoksa. Bakımsız bırakılan özel yazılım zamanla bakımsız bir risk olur.
• Süreci henüz kendiniz de bilmiyorsanız. Yeni bir işi hazır bir araçla birkaç ay yürütmek, neye ihtiyacınız olduğunu öğrenmenin en ucuz yoludur.

Özel yazılımın mantıklı olduğu durumlar

Şu işaretler ise özel yazılımın lehine konuşur: para kazandıran süreç hazır ürünlerin kalıbına girmiyor; birkaç hazır ürünü yan yana kullanıp aralarında elle veri taşıyorsunuz; kullanıcı başı ücretler ekip büyüdükçe orantısız artıyor; veri sahipliği ve barındırma yeri sizin için kritik; ya da müşterilerinize veya bayilerinize kendi adınızla bir ekran açmanız gerekiyor.

Bu durumlarda bile her şeyi bir anda yazdırmak gerekmez. Bir süreci gerçekten devralabilen en dar sürümle başlayıp kullanıldığını gördükten sonra genişletmek, hem riski hem bütçeyi kontrol altında tutar. Özel yazılıma karar verdiyseniz şunu da baştan isteyin: kod deposu, sunucu ve alan adı ilk günden sizin şirketinizin hesabında olsun. Böylece bugün seçtiğiniz ekiple yarın yollarınız ayrılsa bile sistem sizinle kalır.

Nereden başlamalı?

Kararı tek bir toplantıda vermeye çalışmayın. Önce bugünkü süreci, işi fiilen yapan kişiyle birlikte adım adım yazın; sonra her adımın yanına hangi aracı kullandığınızı ve nerede geçici çözüm ürettiğinizi not edin. Bu liste hem hazır ürün demolarında soracağınız soruları hem de özel yazılım için isteyeceğiniz kapsamı büyük ölçüde belirler. Süreç, süre ve maliyet tarafında neyle karşılaşacağınızı yazılım yaptırma rehberimizde ayrıntılı anlattık.

Süreci bize anlatmak isterseniz 30 dakikalık ilk görüşmede açık konuşuyoruz: bu iş gerçekten özel iş yazılımı gerektiriyor mu, yoksa hazır bir üründe daha ucuza mı çözülür? Görüşme ayarlamak için iletişim sayfamızı kullanabilir ya da destek@lokumtech.com adresine yazabilirsiniz.