Akaunting nedir? Kendi sunucunuzda ön muhasebe için dürüst bir bakış

Akaunting, küçük ve orta ölçekli işletmeler için geliştirilmiş, Laravel tabanlı bir ön muhasebe yazılımıdır: fatura keser, gider ve banka hareketlerini tutar, müşteri ve tedarikçi bakiyelerini izler, temel finansal raporları üretir. İki şekilde kullanılır: Akaunting'in kendi bulut hizmeti üzerinden abonelikle ya da kaynak kodunu kendi sunucunuza kurarak. Türkiye'de kullanacaksanız bilmeniz gereken asıl şey, çekirdek ürünün GİB e-Fatura entegrasyonu ve Tek Düzen Hesap Planı ile hazır gelmediğidir.

Akaunting tam olarak ne yapar?

Akaunting bir ERP değil, bir ön muhasebe ve finans takip aracı. Günlük işin büyük kısmını karşılayan modüller çekirdekte geliyor:

• Satış tarafı: müşteri kartları, teklif ve fatura, tekrarlayan faturalar, ödeme hatırlatmaları, tahsilat kaydı. Müşterilerin faturalarını görüp ödeme yapabildiği bir müşteri portalı da var.
• Alış tarafı: tedarikçi kartları, gelen faturalar, giderler ve kategorileri.
• Banka ve kasa: hesaplar, hesaplar arası transfer, mutabakat.
• Raporlar: gelir-gider özeti, gelir tablosu, vergi özeti ve benzeri temel raporlar.
• Çoklu şirket ve çoklu para birimi: tek kurulumda birden fazla şirket yönetmek ve döviz kurlarıyla çalışmak mümkün.
• App Store: çift taraflı kayıt (Double-Entry), stok, CRM, bordro, proje gibi özellikler ayrı ücretli uygulamalar olarak ekleniyor.

Arayüz Türkçe dahil birçok dilde geliyor ve çekirdeğin Türkçe çevirisi tam. Ücretli uygulamalarda durum farklı: birçoğunun Türkçe dizeleri eksik olduğu için uygulama kurduğunuzda ekranın bir kısmı İngilizceye dönebiliyor.

Lisans: "açık kaynak" demek neden tam doğru değil?

Akaunting'i birçok yerde "açık kaynak muhasebe programı" olarak görürsünüz. Kaynak kodu gerçekten açık ve indirilebilir, ama lisansı klasik anlamda açık kaynak değil. Akaunting, Business Source License 1.1 ile dağıtılıyor. Her sürüm dört yıl sonra GPLv3'e dönüşüyor; o güne kadar ne yapabileceğinizi lisanstaki Additional Use Grant maddesi belirliyor.

Bu madde, yazının yayımlandığı tarih itibarıyla, ücretsiz üretim kullanımını iki kullanıcı, bir şirket ve bin faturayla sınırlıyor. Ayrıca markanın kaldırılmasını ve Akaunting'in üçüncü kişilere muhasebe hizmeti olarak sunulmasını yasaklıyor. Pratikte üç sonuç çıkıyor:

1. Ekibiniz ya da hacminiz bu sınırları aşıyorsa ücretli bir On-Premise lisansına ihtiyacınız var.
2. Bir muhasebe bürosu ya da yazılım firması, Akaunting'i kendi müşterilerine çok kiracılı bir hizmet olarak işletemez.
3. Çoklu şirket özelliği teknik olarak çekirdekte olsa da ücretsiz kullanımda tek şirketle sınırlısınız.

Avukat değiliz; bu bir hukuki görüş değil. Ama bir kurulum planlamadan önce LICENSE.txt dosyasını kendi sayılarınıza karşı okumanızı öneriyoruz. Sınırlar değişebilir, güncel metin her zaman belirleyicidir.

Akaunting Cloud mu, kendi sunucunuz mu?

İki model aynı yazılımı farklı sorumluluk paylaşımıyla sunuyor.

Kararı belirleyen soru genellikle şu: Bu sistem bir salı sabahı açılmadığında kim bakacak? Bunun net bir cevabı yoksa ve özel kod ihtiyacınız da yoksa, Cloud çoğu zaman daha akıllıca bir başlangıç. Kendi sunucusunu savunan güçlü gerekçeler ise özel modül ihtiyacı, verinin nerede durduğu üzerinde tam kontrol ve başka iç sistemlerle doğrudan entegrasyon.

Teknik olarak nasıl çalışıyor?

Teknik ekibiniz olmasa bile kurulumu kimin yapacağına karar verirken işinize yarayacak birkaç bilgi var.

Akaunting, PHP ile yazılmış bir Laravel uygulaması. Arayüzde Livewire ve Vue kullanılıyor, belgeler DomPDF ile PDF'e çevriliyor, yetkiler Laratrust üzerinden yönetiliyor. Veriler bir veritabanında (çoğunlukla MySQL ya da MariaDB), fatura ekleri ve yüklenen dosyalar ise sunucudaki storage klasöründe duruyor. Bu ayrım önemli: yalnızca veritabanını yedekleyen biri, ekleri kaybettiğini çoğu zaman geri yükleme gününde fark ediyor.

Tekrarlayan faturalar, ödeme hatırlatmaları ve benzeri arka plan işleri, sunucuda dakikada bir çalışan bir zamanlanmış görev (cron) sayesinde tetikleniyor. Cron kurulmamışsa ya da yanlış PHP sürümünü çağırıyorsa, sistem hiçbir hata göstermeden bu işleri yapmamaya devam ediyor.

Bir de çoğu kişinin bilmediği bir nokta: kendi sunucunuzdaki Akaunting, sürüm kontrolü, güncelleme ve App Store uygulamalarının kurulumu için akaunting.com'a bağlanıyor. İnternete tamamen kapalı bir ağda çalıştırmak desteklenen bir senaryo değil.

Kimlere uyar, kimlere uymaz?

İyi bir aday

• Fatura, tahsilat ve gider takibini Excel'den çıkarmak isteyen küçük bir işletme
• Birden fazla şirketi ya da para birimini tek ekrandan izlemek isteyen bir girişimci
• İçinde PHP/Laravel bilen biri olan ya da bu işi dışarıdan aldıracak bir ekip
• Kendi süreçlerine göre özel geliştirme yaptırmak isteyen ve verisinin kendi sunucusunda durmasını önemseyen bir şirket

Zorlanacak bir aday

• e-Fatura zorunluluğu olan ve bunu "kutudan çıktığı gibi" bekleyen bir firma
• Mali müşavirinin TDHP kodlarıyla mizan istediği, ama hesap planını kuracak kimsenin olmadığı bir ekip
• Stok, üretim, sevkiyat ve muhasebeyi tek sistemde isteyen, aslında bir ERP arayan bir işletme
• Sunucu bakımı için ne zamanı ne bütçesi olan, ama yine de kendi sunucusunda tutmak isteyen biri

Son madde en sık gözden kaçan durum. Self-hosted bir yazılım, bakımı yapılmadığı sürece zamanla risk biriktiren bir yazılımdır.

Türkiye için dürüst sınırlar

Akaunting uluslararası bir ürün olarak tasarlanmış. Türkiye'ye özgü üç konu, kurulumdan önce bilinmeli.

e-Fatura ve e-Arşiv. Çekirdekte GİB'e ya da bir özel entegratöre bağlantı yok. App Store'da Akaunting'in yayımladığı, e-Fatura ve e-Arşiv'i kapsayan iki modül var. Ancak bu modüllerin bugün entegratörle sorunsuz çalıştığını test etmeden söylemek mümkün değil; e-İrsaliye, e-SMM, e-Müstahsil gibi belge tipleri için ise hazır modül bulunmuyor. Seçenekleri ayrıntısıyla Akaunting e-Fatura ve Türkiye uyarlaması sayfamızda anlattık.

Hesap planı. Çift taraflı kayıt uygulamasının hesap planı Anglo-Sakson yapıda. TDHP'ye uygun bir hesap planı, belgelenmiş Excel içe aktarımıyla kurulabiliyor; yani kod gerektirmeyen ama dikkat isteyen bir yapılandırma işi. Hesap kodlarının ve hiyerarşinin doğruluğunu mali müşavirinizin onaylaması gerekiyor.

Tevkifat. Çekirdekteki stopaj vergi tipi, matraha negatif bir oran uyguluyor. KDV tevkifatı ise KDV tutarı üzerinden hesaplanan, kendine özgü kodları olan farklı bir mekanizma. İhtiyacınız varsa bu ya yapılandırmayla ya da bir modülle, mali müşavirinizle birlikte ele alınmalı.

Bunların hiçbiri Akaunting'i Türkiye için kullanışsız yapmıyor. Sadece "kurdum, bitti" beklentisini gerçekçi olmaktan çıkarıyor.

Kendi sunucunuzda tutmanın gerçek maliyeti

Self-hosted Akaunting'in maliyeti lisans fiyatından ibaret değil. Bütçeye girmesi gereken kalemler:

• Lisans ve uygulamalar: sınırları aşıyorsanız On-Premise lisansı; ihtiyaç duyduğunuz App Store uygulamaları ve yenilemeleri.
• Sunucu: PHP 8.1 veya üstünü, gerekli eklentileri ve gerçek bir cron kaydını destekleyen bir ortam. Paylaşımlı hostingler bu konuda sık sık yetersiz kalıyor.
• Kurulum emeği: HTTPS, zamanlanmış görevler, giden e-posta, dosya izinleri, yedekleme.
• Güncellemeler: çekirdek ve uygulamaların doğru sırayla, tercihen önce bir kopya ortamda güncellenmesi.
• Yedek ve geri yükleme testi: yalnızca veritabanını değil, ek dosyaların durduğu storage klasörünü de kapsayan, geri yüklemesi denenmiş bir yedek.
• Arıza zamanı: güncelleme yarıda kaldığında ya da raporlar tutmadığında harcanan saatler.

Gözden kaçan bir kalem daha var: ücretli uygulamaların çekirdekle aynı hizada tutulması. Akaunting'de çekirdek güncellendiğinde uygulamaların da onunla uyumlu sürüme geçmesi gerekiyor. Geliştiricisi güncelleme çıkarmayı bırakmış bir uygulamaya bağımlıysanız, bir gün ya o uygulamadan vazgeçmek ya da çekirdeği eski sürümde tutmak arasında seçim yapmak zorunda kalırsınız.

Bu kalemlerin bir kısmını kendiniz karşılayabilirsiniz; bir PHP geliştiriciniz varsa çoğunu. Önemli olan, toplamı karar vermeden önce görmek. Sunucu tarafında nelerin gerektiğini Akaunting kurulum hizmeti sayfamızda madde madde yazdık; resmî gereksinim listesi ise Akaunting'in kendi dokümanında yer alıyor.

Nereden başlamalı?

Akaunting'i değerlendiriyorsanız önce kendi sayılarınızı yazın: kaç kullanıcı, kaç şirket, yılda yaklaşık kaç fatura, hangi e-Belge tipleri zorunlu, mali müşaviriniz ne bekliyor. Ardından Cloud deneme hesabıyla ekranları gerçek bir iş akışında deneyin. Kendi sunucunuza ihtiyaç olduğu ortaya çıkarsa, sunucuyu kurulumdan önce kontrol ettirin.

Kurucumuz 2018–2022 yılları arasında Akaunting ekibinde Senior Software Developer olarak çalıştı; bugün kendi sunucusunda Akaunting kullanan şirketlere bağımsız olarak kurulum, sürüm yükseltme, modül ve Türkiye uyarlaması konularında destek veriyoruz. Durumunuzun hangi modele uyduğunu konuşmak isterseniz Akaunting hizmetlerimize göz atabilir ya da bize yazabilirsiniz; size uygun cevap Cloud'da kalmaksa bunu da söyleriz.