Akaunting e-Fatura: GİB entegrasyonu için seçenekler ve doğru sıra

Akaunting'in çekirdeğinde GİB'e ya da bir özel entegratöre bağlanan hazır bir e-Fatura özelliği yok. Türkiye'de Akaunting ile e-Fatura ve e-Arşiv kesmek için dört yol var: App Store'daki mevcut modüllerden birini test ederek kullanmak, entegratörün API'sine bağlanan özel bir modül geliştirmek, faturayı entegratör portalından elle kesip Akaunting'e kaydetmek ya da bunları birleştiren karma bir düzen kurmak. Doğru seçim; fatura hacminize, ihtiyaç duyduğunuz belge tiplerine ve tevkifat gibi Türkiye'ye özgü kurallara bağlı.

e-Fatura ve e-Arşiv: kısa bir hatırlatma

Türkiye'de elektronik belgelerin kuralları Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirleniyor. İki temel belge tipi var:

• e-Fatura: her iki tarafın da e-Fatura sistemine kayıtlı olduğu durumlarda düzenlenen fatura. Belge, GİB altyapısı üzerinden alıcıya ulaşıyor.
• e-Arşiv Fatura: alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olmadığı durumlarda (örneğin nihai tüketiciye satışta) düzenlenen elektronik fatura.

Belgeler UBL-TR adı verilen standart bir XML biçiminde hazırlanıyor ve mali mühür ya da elektronik imzayla imzalanıyor. Sisteme katılmanın birkaç yolu var: GİB'in kendi portalı, GİB'den izinli bir özel entegratör ya da büyük ölçekli şirketler için doğrudan entegrasyon. Kendi yazılımından fatura kesmek isteyen KOBİ'lerin çoğu için pratik yol, özel entegratör.

Kimlerin hangi tarihten itibaren e-Fatura ya da e-Arşiv kullanmak zorunda olduğu, ciro eşikleri ve sektörel kurallarla belirleniyor ve bu eşikler zaman içinde değişiyor. Bu yazıda bilinçli olarak rakam vermiyoruz: güncel kapsamı GİB'in e-Belge sitesindeki duyurulardan ve mali müşavirinizden teyit edin.

Akaunting'de bugün ne var, ne yok?

Akaunting uluslararası bir ön muhasebe yazılımı; çekirdek ürün Türkiye'nin e-Belge sistemini bilmiyor. Fatura keser, PDF üretir, e-postayla gönderir, ama bu fatura yasal anlamda bir e-Fatura değil.

App Store'da Akaunting'in yayımladığı, e-Fatura ve e-Arşiv'i kapsayan iki modül bulunuyor; her biri farklı bir entegratör için. Bu modüller hakkında söyleyebileceğimiz en dürüst şey şu: bugün ilgili entegratörle sorunsuz çalışıp çalışmadıkları, ancak o entegratörün test ortamında denenerek bilinebilir. Entegratörlerin altyapıları ve GİB'in platformu zaman içinde değişiyor; bakımı yapılmayan bir bağlantı tam bu değişikliklerde kırılıyor.

Kapsam da sınırlı. e-İrsaliye, e-SMM (serbest meslek makbuzu), e-Müstahsil Makbuzu ve e-Defter için App Store'da hazır bir modül yok. İhtiyacınız bunlardan biriyse, cevap ya bir bağlantı geliştirmesi ya da o belge için ayrı bir araç.

Akaunting'in genel yapısını ve Türkiye için diğer sınırlarını Akaunting nedir yazımızda ayrıntılı anlattık.

Dört seçenek, yan yana

Özel modül nasıl çalışır?

Özel bir e-Belge modülü, Akaunting'deki fatura verisini UBL-TR biçimine çevirir, entegratörün API'si üzerinden gönderir, belgenin durumunu sorgular ve sonucu fatura ekranında gösterir. İyi bir modülde şunlar da bulunur: gönderilemeyen belgeler için yeniden deneme, her isteğin ve yanıtın kaydı (denetim izi), gelen e-Faturaların Akaunting'e alınması ve hata mesajlarının kullanıcının anlayacağı dilde gösterilmesi.

Bu modül, Akaunting'in çekirdek dosyalarına dokunmadan, belgelenmiş genişletme noktaları üzerine kurulmalı. Aksi halde ilk sürüm güncellemesinde e-Fatura entegrasyonunuz sessizce çalışmayı bırakabilir. Bu yaklaşımın ayrıntılarını Akaunting modül geliştirme sayfamızda anlattık.

Portalda elle kesim ne zaman yeterli?

Ayda birkaç fatura kesiyorsanız, faturayı entegratör portalında düzenleyip Akaunting'e aynı numara, tarih ve tutarla kaydetmek makul bir çözüm. Bu durumda Akaunting, tahsilat ve raporlama aracı olarak işini yapmaya devam eder. Hacim arttıkça ise çift giriş hem zaman alır hem de iki sistem arasında fark oluşma riskini büyütür.

Tevkifat ve hesap planı: e-Fatura'nın yanındaki iki Türkiye sorunu

e-Fatura bağlantısı kurulduğunda iş bitmiş olmuyor. İki konu ayrıca ele alınmalı.

KDV tevkifatı. Akaunting çekirdeğinde bir stopaj vergi tipi var; satırın matrahına negatif bir oran uyguluyor. Bu, gelir vergisi stopajı gibi durumları makul biçimde modelliyor. KDV tevkifatı ise farklı bir mekanizma: oran matraha değil KDV tutarına uygulanıyor, her işlem türünün kendi tevkifat kodu var ve e-Fatura belgesinde KDV ile tevkifat ayrı satırlarda gösteriliyor. Hangi işlemlerin hangi oranla tevkifata tabi olduğu tebliğle belirleniyor ve değişebiliyor; bu yüzden kapsamı mali müşavirinizle birlikte çıkarmak gerekiyor.

TDHP hesap planı. Mali müşaviriniz Tek Düzen Hesap Planı kodlarıyla çalışıyorsa, Akaunting'in çift taraflı kayıt uygulamasındaki hesap planını buna göre kurmak gerekiyor. Bu, kod yazmayı gerektirmeyen ama dikkat isteyen bir yapılandırma işi. Hesap kodlarının ve hiyerarşinin doğruluğunu mali müşavirinizin onaylaması şart.

Entegrasyondan önce verinizi hazırlayın

Hangi yolu seçerseniz seçin, e-Fatura'nın istediği bilgilerin Akaunting'de eksiksiz durması gerekiyor. Entegrasyon projelerinde zamanın önemli bir kısmı koda değil, veriye gidiyor. Şunları şimdiden kontrol edin:

• Müşteri kartları: vergi kimlik numarası ya da TC kimlik numarası, vergi dairesi, eksiksiz adres. Eksik ya da hatalı bir VKN, belgenin reddedilmesinin en basit nedeni.
• Alıcının sistemdeki durumu: alıcı e-Fatura'ya kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenlenir. Entegrasyon bu kontrolü her faturada yapabilmeli.
• Ürün ve hizmet kartları: belgede kullanılacak birimler (adet, kilogram, saat gibi) ve KDV oranları tutarlı tanımlanmış olmalı.
• İstisna ve tevkifat durumları: bu tür işlemler hangi ürün ya da müşteride geçiyorsa önceden işaretlenmeli.
• Numaralandırma: e-Belge numarasını entegratör ya da sistem üretir; Akaunting'deki fatura numarasıyla nasıl eşleşeceği baştan kararlaştırılmalı.

Entegratöre sormanız gereken sorular

Henüz bir entegratörle çalışmıyorsanız ya da mevcut entegratörünüzü Akaunting'e bağlamayı düşünüyorsanız, şu soruların yazılı cevabını alın:

• Kamuya açık, güncel bir API dokümantasyonunuz var mı? REST mi, SOAP mı?
• Gerçek belge göndermeden deneme yapabileceğimiz bir test ortamı var mı?
• Hangi belge tiplerini destekliyorsunuz? e-Fatura ve e-Arşiv'in yanında e-İrsaliye, e-SMM, e-Müstahsil?
• Gelen e-Faturaları API üzerinden alabiliyor muyuz?
• Belge durumunu (iletildi, kabul, red) API ile sorgulayabiliyor muyuz?
• Tevkifatlı faturalar ve özel matrah gibi durumlar API'de nasıl gönderiliyor?
• Yazılım firmaları için bir iş ortaklığı ya da teknik destek kanalınız var mı?
• Fiyatlandırma belge başına mı, paket mi? Kullanılmayan kontörler devrediyor mu?
• Belgeler ne kadar süre ve hangi biçimde arşivleniyor? Sözleşme biterse verimizi nasıl alırız?
• API'de değişiklik yapacağınızda ne kadar önceden haber veriyorsunuz?

Entegratör sözleşmesi ve mali mühür, sizin adınıza olmalı. Bir yazılım firmasının bu ilişkiyi kendi adına kurup size dolaylı olarak sunması, ileride firma değiştirmek istediğinizde işinizi zorlaştırır.

Sorumluluk çizgisi: yazılım ve mali görüş

"GİB uyumlu Akaunting" diye bir ürün yok, olamaz da. Uyumluluk bir yazılım özelliği değil; şirketinizin hangi belgeleri, hangi biçimde, hangi yöntemle düzenlemek zorunda olduğuna dair mali bir değerlendirme. Bu değerlendirme mali müşavirinizin işi. Yazılım tarafının işi ise o değerlendirmenin gerektirdiği belgeleri doğru üreten, güvenilir biçimde gönderen ve sorun olduğunda bunu görünür kılan bir entegrasyon kurmak ve yaşatmak.

Bu ayrımı baştan netleştirmek, iki taraf için de işi kolaylaştırır. Mali müşavirinizden şunları yazılı almanızı öneririz: hangi belge tiplerini kullanmanız gerektiği, tevkifat uygulayacağınız işlem türleri ve ilk gerçek faturadan önce görmek istedikleri örnek belgeler.

Nereden başlamalı?

Önce üç soruyu cevaplayın: Hangi belge tiplerine ihtiyacınız var? Ayda yaklaşık kaç fatura kesiyorsunuz? Halihazırda bir entegratörünüz var mı? Bu cevaplar, yukarıdaki tablodaki dört seçenekten hangisinin size uyduğunu büyük ölçüde belirler. App Store modülünü düşünüyorsanız, satın almadan ya da canlıya almadan önce entegratörün test ortamında denenmesini isteyin.

Bu değerlendirmeyi birlikte yapmak isterseniz, Akaunting e-Fatura ve Türkiye uyarlaması hizmetimiz tam bununla başlıyor: mevcut modüllerin test ortamında denendiği, size hangi yolun uygun olduğunu yazılı söyleyen bir durum tespiti. Sorularınızı iletişim sayfamızdan iletebilirsiniz.